Wo KI in Ihrem Arbeitsalltag tatsächlich ankommt
KI wirkt nicht als Werkzeug, sondern in einer Aufgabe. Deshalb sortieren wir nach Bereichen statt nach Funktionen: Was kostet dort heute Zeit, welches Beispiel löst das konkret – und worauf ist zu achten. Wählen Sie den Bereich, der Ihrem am nächsten kommt.
Das klassische Büro
Rechnungen, Bestellungen, Stammdaten, Ablage: Arbeit, die nie ausgeht und deren Aufwand fast vollständig aus Suchen, Übertragen und Nachfragen besteht.
- Rechnungsdaten aus PDFs abtippen und mit Bestellungen abgleichen
- Freigaben per E-Mail hinterherlaufen, Skonto verfällt
- In gewachsenen Ablagen nach der gültigen Fassung suchen
- Wiederkehrende Anfragen im Sammelpostfach sortieren
Rechnungseingang
Beleg auslesen, mit Bestellung abgleichen, Auffälligkeiten wie geänderte Bankverbindungen melden und zur Freigabe vorlegen – gebucht wird weiterhin von der Buchhaltung.
Posteingang sortieren
Eingehende Nachrichten nach Anliegen klassifizieren, dem richtigen Team zuweisen und für Standardfälle einen Antwortentwurf beilegen.
Auskunft aus der Ablage
„Welche Konditionen haben wir mit diesem Lieferanten vereinbart?“ – beantwortet aus Ihren Dokumenten, mit Quellenangabe.
Vertrieb, Angebote und Ausschreibungen
Angebote entstehen selten neu – sie werden aus früheren Angeboten zusammengesetzt. Der Aufwand steckt im Wiederfinden, nicht im Argumentieren.
- Passende Textbausteine aus alten Angeboten zusammensuchen
- Ausschreibungsunterlagen auf geforderte Nachweise durchkämmen
- Nach einer Nachfrage den Stand eines Vorgangs rekonstruieren
- Angebote, die aus Zeitmangel gar nicht erst geschrieben werden
Angebotsentwurf
Aus freigegebenen Bausteinen und vergleichbaren früheren Angeboten eine Rohfassung erzeugen – Preise kommen aus der Kalkulation, nicht aus dem Text.
Ausschreibung aufschlüsseln
Aus dem Unterlagenkonvolut eine strukturierte Anforderungs- und Fristenliste erstellen, die zugleich als Prüfliste vor der Abgabe dient.
Konsistenzprüfung
Vor dem Versand prüfen, ob noch ein fremder Kundenname im Dokument steht oder sich Termine widersprechen.
Personalabteilung
Textlastig und zugleich der rechtlich heikelste Bereich. Die Trennlinie verläuft dort, wo ein System eine Entscheidung über einen Menschen beeinflusst.
- Dieselben Fragen zu Urlaub, Reisekosten und Elternzeit mehrfach täglich
- Stellenanzeigen aus alten Vorlagen zusammenbauen
- Einarbeitungspläne für jede Rolle neu erstellen
- Zeugnisentwürfe in der üblichen Formelsprache
Mitarbeiter-Selbstauskunft
Ein Assistent beantwortet Fragen zu internen Regelungen aus den gültigen Dokumenten – mit Quelle und dem Hinweis, dass Einzelfälle die Personalabteilung entscheidet.
Stellenanzeige entwerfen
Aus Aufgabenbeschreibung und Anforderungsprofil eine Anzeige erzeugen und auf Formulierungen prüfen, die abschrecken oder AGG-relevant sein könnten.
Onboarding vorbereiten
Aus vorhandenen Unterlagen einen strukturierten Einarbeitungsplan je Rolle ableiten.
Bewerberauswahl und Leistungsbewertung fallen als Hochrisiko-Anwendungen unter Anhang III des EU AI Act – volle Anforderungen ab 2. Dezember 2027. Wir raten hier bewusst zur Zurückhaltung.
Kommunen, Behörden und Eigenbetriebe
Hohe Textlast, Personalmangel und besondere Anforderungen an Aktenmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Datenhoheit.
- Wissen, das mit jeder Verrentung das Haus verlässt
- Sitzungsvorlagen und Protokolle aus umfangreichen Anlagen
- Wiederkehrende Bürgeranfragen am Telefon
- Bescheide in verständliche Sprache übertragen
Recherche im eigenen Bestand
Frühere Vorgänge, Satzungen und Richtlinien durchsuchbar machen – mit Fundstelle und im Rahmen der jeweiligen Berechtigungen.
Sitzungsvorlagen
Aus Sachstand und Vorgeschichte einen Entwurf in der hausüblichen Struktur erstellen, lange Anlagen für Gremien zusammenfassen.
Leichte Sprache
Bescheide und Informationstexte in verständliche oder mehrsprachige Fassungen übertragen – mit fachlicher Kontrolle vor Veröffentlichung.
Verarbeitung in Deutschland, Beteiligung des Personalrats und die klare Trennung zwischen Vorbereitung und Entscheidung sind hier keine Kür, sondern Voraussetzung.
Entwickler, Ingenieure und Konstruktion
Der größte Hebel liegt nicht bei der Codeerzeugung, sondern bei Dokumentation und dem Erfahrungswissen, das nirgends steht.
- Fremden Code oder alte Konstruktionen nachvollziehen
- Dokumentation, die chronisch hinterherhängt
- Normen und interne Vorgaben durchsuchen
- Störungsbilder, die ein Kollege vor Jahren schon gelöst hat
Erfahrungswissen erschließen
Serviceberichte, Tickets und Projektakten durchsuchbar machen: „Hatten wir bei diesem Anlagentyp schon einmal dieses Störungsbild?“
Dokumentation aus Vorhandenem
Aus Änderungsprotokollen und Ticketverläufen einen Entwurf erzeugen, den ein Fachmensch korrigiert – statt von null zu schreiben.
Normen und Vorgaben
Interne Richtlinien und Regelwerke mit Fundstelle abfragen, Datenblätter und Stücklisten auf Abweichungen vergleichen.
Fertigung, Service und Instandhaltung
Im Schichtbetrieb zählt, wie schnell die richtige Information verfügbar ist – und ob sie auch nachts jemand findet.
- Arbeitsanweisungen und Prüfpläne in verschiedenen Ablagen
- Störungsmeldungen ohne Bezug zu früheren Fällen
- Einweisung neuer Kollegen bindet erfahrene Kräfte
- Lieferantendokumente auf Vollständigkeit prüfen
Assistent für die Halle
Fragen zu Arbeitsanweisungen, Prüfplänen und Sicherheitsvorgaben beantworten – mit Verweis auf das gültige Dokument.
Störungshistorie
Ein aktuelles Fehlerbild mit früheren Fällen abgleichen und die damals wirksame Maßnahme anzeigen.
Berichte vorbereiten
Aus Messwerten und Protokollnotizen einen Entwurf für Prüf- und Abnahmeberichte erzeugen.
Marketing
Der erste Bereich, in dem KI ankam, und der erste, in dem Ernüchterung eintrat. Der Unterschied liegt darin, ob das System Ihre Substanz kennt.
- Texte, die klingen wie alle anderen
- Fachwissen steckt bei Menschen, die nicht gern schreiben
- Ein Inhalt muss für fünf Kanäle angepasst werden
- Themenplanung nach Bauchgefühl statt nach Bedarf
Fachwissen verwerten
Ein aufgezeichnetes Gespräch mit einem Techniker wird zur Grundlage eines Beitrags, der inhaltlich unterscheidbar ist.
Themen aus echten Fragen
Aus Kundenanfragen und Support-Tickets ableiten, welche Fragen wiederkehren – und daraus den Redaktionsplan bauen.
Kanalanpassung
Einen geprüften Fachbeitrag zu Kurzfassung, Newsletter-Absatz und Videoskript umformen.
Seit 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50 EU AI Act – Chatbots brauchen einen Hinweis, künstlich erzeugte Inhalte eine Kennzeichnung.
Geschäftsleitung und IT-Verantwortung
Sie entscheiden nicht über einen Anwendungsfall, sondern über Rahmen, Reihenfolge und Verantwortung.
- Pilotprojekte, die nach dem Workshop versanden
- Schatten-KI, von der niemand weiß, wer sie nutzt
- Unklare Rechtslage und verschobene Fristen
- Kostenfragen ohne belastbare Nutzenrechnung
Bestandsaufnahme
Erfassen, welche KI-Werkzeuge tatsächlich genutzt werden, und daraus eine freigegebene Alternative ableiten, die besser ist als das private Konto.
Rahmen setzen
Nutzungsrichtlinie, Kompetenznachweis nach Artikel 4, Verarbeitungsort und Auftragsverarbeitung – in wenigen Tagen, nicht in Monaten.
Erster Fall mit Messpunkt
Einen Anwendungsfall auswählen, zwölf Wochen sauber durchziehen und am Ende belastbar entscheiden: ausweiten, nachbessern oder beenden.
Welcher Fall passt zu Ihnen?
Im Erstgespräch sehen wir uns einen konkreten Ablauf aus Ihrem Haus an – mit den Sonderfällen, die in keiner Prozessbeschreibung stehen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass sich der Einsatz an dieser Stelle nicht lohnt.
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