KI-Workflows

KI-Workflows: Wiederkehrendes automatisch erledigen lassen

Viele Aufgaben kommen jede Woche gleich wieder: die Wochenübersicht, die Branchenmeldungen, die Vorsortierung des Posteingangs. In novendix.AI erledigen das Aufgaben und Workflows – vom einfachen Auftrag zur festen Uhrzeit bis zum mehrstufigen Ablauf mit Verzweigungen. Ohne Programmierung, mit Hosting in Deutschland.

Ohne CodeZeitplan oder WebhookVorlagen zum Start

Aufgaben und Workflows – zwei Stufen der Automatisierung

Aufgaben

Ein einzelner Auftrag an die KI, der automatisch zu festen Zeiten läuft: einmalig, stündlich, täglich, werktags oder wöchentlich. Jede Ausführung erscheint als neuer Chat. Optional mit einem Assistenten oder Projekt als Kontext.

Workflows

Ein mehrstufiger Ablauf, auf einer Arbeitsfläche zusammengeklickt: Auslöser, KI-Schritte, Bedingungen, Verzweigungen und Ausgaben. Für alles, was mehr als einen Schritt braucht.

Vorlagen

Fertige Abläufe für Marketing, Support, Entwicklung und Vertrieb – etwa „Angebot entwerfen“, „E-Mail-Eingang kategorisieren“, „Support-Ticket nach Priorität weiterleiten“ oder „Wochen-Newsletter vorbereiten“.

Die Bausteine eines Workflows

Baustein Was er kann
Auslöser Manuell, nach Zeitplan oder per Webhook, wenn ein anderes System eine URL aufruft
KI-Verarbeitung Inhalte erzeugen, zusammenfassen, klassifizieren – mit dem Modell Ihrer Wahl
Web und Recherche Im Web suchen und Seiten lesen
Steuerung Bedingung (Wenn/Sonst) und Verteiler mit mehreren benannten Zweigen
Ausgaben An den Chat senden, E-Mail senden, Push-Benachrichtigung, Webhook aufrufen

Typische Workflows im Mittelstand

Montag, 7 UhrWochenübersicht aus den wichtigsten Branchenmeldungen per E-Mail
Neue Anfrage per WebhookAnfrage einordnen, Angebotsentwurf erzeugen, an den Vertrieb senden
Support-EingangNach Dringlichkeit verzweigen, Antwortvorschlag erzeugen
AusschreibungsportalNeue Ausschreibungen zusammenfassen und nach Passung bewerten
MonatsendeKennzahlen-Kommentar für die Geschäftsleitung vorbereiten
NewsletterEntwurf aus den Beiträgen der Woche

Wie Sie den Rechnungseingang mit KI strukturieren, zeigt Rechnungseingang mit KI. Den Unterschied zwischen Antworten und ausgeführten Prozessen erklärt Chat oder Agent?

Gute Regeln für automatisierte Abläufe

  • Erst manuell testen. Jeden neuen Workflow zuerst mit „Jetzt ausführen“ prüfen, bevor Zeitplan oder Webhook aktiv werden.
  • Prompts ohne Vorwissen schreiben. Bei einer automatischen Ausführung gibt es keinen Gesprächsverlauf – der Auftrag muss für sich allein verständlich sein.
  • Menschen an den Ausgang setzen. Was nach außen geht, landet zuerst im Eingang oder als Entwurf, nicht direkt beim Kunden.
  • Systeme anbinden, wo es sich lohnt. Über 3.000 Apps ab dem Business-Paket, eigene Systeme über MCP im Enterprise-Paket, ERP und Datenbanken auf Wunsch individuell.
  • Kosten im Blick behalten. Workflows mit Premium-Modellen verbrauchen Guthaben. Standard-Modelle sind in allen Paketen unbegrenzt enthalten.

Beispiel: von der Anfrage zum Angebotsentwurf

Ein typischer Workflow, wie er aus der Vorlage „Angebot entwerfen“ entsteht.

01

Auslöser

Eine Anfrage geht über das Kontaktformular ein; Ihr System ruft die Webhook-URL des Workflows auf.

02

KI-Schritte

Die KI fasst die Anfrage zusammen, ordnet sie einer Produktgruppe zu und erstellt mit Ihrem Angebotsassistenten einen Entwurf.

03

Ausgabe

Bedingung „Anfragewert hoch?“ – ja: E-Mail an die Vertriebsleitung, nein: Entwurf in den Eingang des Innendienstes.

Den Angebotsassistenten selbst bauen Sie auf KI-Agenten erstellen.

Was sich für Automatisierung eignet – und was nicht

  • Gut geeignet: wiederkehrende Texte, Vorsortierung, Zusammenfassungen, Berichte nach festem Muster, Recherche zu festen Themen.
  • Mit Freigabe: alles, was an Kunden, Lieferanten oder Behörden geht.
  • Nicht geeignet: Entscheidungen über Menschen, rechtlich verbindliche Erklärungen, Zahlungen.

Was der EU AI Act für automatisierte Abläufe bedeutet, erklärt EU AI Act im Mittelstand.

Häufige Fragen zu KI-Workflows

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Workflow?

Eine Aufgabe führt einen einzelnen Auftrag zu einer festen Uhrzeit aus. Ein Workflow verkettet mehrere Schritte, kann verzweigen und durch externe Systeme per Webhook ausgelöst werden.

Brauche ich dafür ein Automatisierungswerkzeug wie Zapier?

Für viele Abläufe nicht – Auslöser, KI-Schritte, Bedingungen und Ausgaben sind in novendix.AI enthalten. Für die Anbindung weiterer Systeme stehen über 3.000 App-Verbindungen bereit.

Kann ein Workflow E-Mails verschicken?

Ja, E-Mail senden ist eine der Ausgaben. Für alles, was an Kunden geht, empfehlen wir einen Zwischenschritt mit Freigabe durch einen Menschen.

In welchem Paket sind Workflows enthalten?

Aufgaben und Workflows sind bereits im Starter-Paket enthalten. App-Verbindungen gibt es ab Business, eigene MCP-Server ab Enterprise.

Wo laufen die Workflows?

Auf der Plattform in einem deutschen Rechenzentrum, die KI-Schritte über Modelle in Rechenzentren innerhalb der EU.

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