KI im Personalwesen: Wo sie hilft, wo sie riskant wird und was ab 2027 gilt

Kaum ein Bereich eignet sich auf den ersten Blick so gut für KI-Unterstützung wie die Personalarbeit. Stellenanzeigen, Bewerbungsverfahren, Arbeitszeugnisse, Einarbeitungspläne, Betriebsvereinbarungen, Beantwortung wiederkehrender Mitarbeiterfragen – all das ist Textarbeit mit hoher Wiederholung.

Und kaum ein Bereich ist rechtlich so heikel. Es geht um personenbezogene Daten, häufig um besondere Kategorien, um Mitbestimmung, um das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz – und ab Dezember 2027 um die höchste Regulierungsstufe des EU AI Act. Wer hier unbedacht startet, baut sich ein Problem.

Die gute Nachricht: Die Trennlinie zwischen „unproblematisch und sofort nützlich“ und „streng reguliert“ verläuft ziemlich klar. Sie liegt nicht bei der Technik, sondern bei der Frage, ob das System eine Entscheidung über einen Menschen beeinflusst.

Der unkritische Bereich: Formulieren und Wissen zugänglich machen

Stellenanzeigen

Aus einer Aufgabenbeschreibung und dem Anforderungsprofil eine ansprechende Anzeige zu entwerfen, ist eine reine Textaufgabe. Nützlich ist zusätzlich die Prüfung auf Formulierungen, die unnötig abschrecken oder diskriminierend wirken könnten – etwa Altersangaben, geschlechtsbezogene Zuschreibungen oder überzogene Anforderungslisten. Das AGG-Risiko sinkt dadurch eher, als dass es steigt, weil eine zweite Instanz draufschaut.

Die fachliche Verantwortung für die Anzeige bleibt selbstverständlich bei der Personalabteilung.

Eine Abgrenzung, die häufig übersehen wird: Das Verfassen des Anzeigentextes ist unkritisch. Anhang III Nummer 4 Buchstabe a nennt aber ausdrücklich auch KI-Systeme, die dazu bestimmt sind, gezielt Stellenanzeigen auszuspielen. Algorithmisches Targeting bei der Anzeigenschaltung fällt damit in den Hochrisikobereich – unabhängig davon, wer den Text geschrieben hat. In der Praxis ist das der häufigste blinde Fleck, weil das Targeting meist beim Mediendienstleister oder bei der Jobplattform liegt und im Unternehmen niemand darüber nachdenkt. Fragen Sie Ihre Dienstleister danach, bevor Sie die nächste Kampagne buchen.

Mitarbeiterfragen beantworten

Ein an die internen Regelungen angebundener Assistent, der Fragen zu Urlaubsanspruch, Reisekostenrichtlinie, Elternzeit oder Weiterbildungsbudget beantwortet, entlastet die Personalabteilung spürbar – gerade in kleineren Teams, in denen dieselben Fragen ständig wiederkehren.

Zwei Bedingungen: Die Antworten müssen aus den tatsächlich gültigen Dokumenten stammen und die Quelle nennen. Und es muss einen klaren Hinweis geben, dass bei Einzelfällen die Personalabteilung entscheidet.

Einarbeitung und Wissenstransfer

Aus vorhandenen Unterlagen einen strukturierten Einarbeitungsplan zu erzeugen oder neuen Kollegen einen Assistenten an die Seite zu stellen, der interne Abläufe erklärt, ist unkritisch und wirkt schnell. Gerade bei Fachkräftemangel ist die Zeit bis zur Produktivität eine relevante Größe.

Arbeitszeugnisse

Ein heikler Klassiker mit klarer Lösung: Der Entwurf darf aus Leistungsbeurteilung und Tätigkeitsbeschreibung erzeugt werden, die Verantwortung für Inhalt und Bewertung liegt bei der Führungskraft. Da Zeugnisse einer eigenen Formelsprache folgen, ist eine Prüfung durch einen erfahrenen Menschen ohnehin unverzichtbar.

Der kritische Bereich: Auswahl und Bewertung von Menschen

Sobald ein System an einer Entscheidung über eine Person mitwirkt, ändert sich die Bewertung grundlegend.

Was der EU AI Act sagt

Der AI Act zählt KI-Systeme im Beschäftigungskontext zu den Hochrisiko-Anwendungen nach Anhang III. Darunter fallen insbesondere Systeme, die für die Personalauswahl eingesetzt werden – etwa zur Filterung oder Bewertung von Bewerbungen – sowie Systeme, die Beförderungen, Kündigungen, Aufgabenzuweisung oder Leistungsbewertung beeinflussen.

Nach der Änderung des Zeitplans über den AI Omnibus gelten die vollen Anforderungen für Anhang-III-Systeme ab dem 2. Dezember 2027. Dazu gehören unter anderem Risikomanagement, Anforderungen an die Datenqualität, technische Dokumentation, Protokollierung, menschliche Aufsicht und eine Konformitätsbewertung.

Getrennt davon gilt bereits seit Februar 2025 ein Verbot: Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist untersagt. Software, die im Bewerbungsgespräch aus Mimik, Stimme oder Sprechverhalten auf Persönlichkeitsmerkmale schließen will, ist damit vom Tisch.

Was die DSGVO sagt

Unabhängig vom AI Act gilt Artikel 22 DSGVO: Betroffene haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie erheblich beeinträchtigt. Eine automatisierte Absage im Bewerbungsverfahren fällt darunter.

Entscheidend ist, dass die menschliche Beteiligung echt ist. Wer eine von der KI erstellte Rangliste ungeprüft übernimmt und nur formal abzeichnet, hat keine menschliche Entscheidung getroffen, sondern eine automatisierte dokumentiert.

Was das AGG bedeutet

Systeme, die aus historischen Daten lernen, übernehmen die Muster dieser Daten. Wenn in der Vergangenheit überwiegend eine bestimmte Gruppe eingestellt wurde, wird ein daran ausgerichtetes System diese Auswahl fortschreiben – ohne dass irgendwo ein diskriminierendes Kriterium steht. Das Ergebnis kann eine mittelbare Benachteiligung sein, für die das Unternehmen haftet.

Die praktische Empfehlung

Für mittelständische Unternehmen lautet der vernünftige Weg: Keine KI-gestützte Vorauswahl oder Bewertung von Bewerbern, solange es keine belastbare Notwendigkeit gibt. Der Nutzen ist bei üblichen Bewerberzahlen gering, der Aufwand für rechtssichere Umsetzung hoch und das Haftungsrisiko real.

Was dagegen unproblematisch ist: Bewerbungsunterlagen zusammenfassen lassen, damit die Führungskraft schneller einen Überblick hat, ohne dass eine Bewertung oder Reihenfolge erzeugt wird. Aus der Stellenbeschreibung Interviewfragen vorschlagen lassen. Absageschreiben formulieren – nachdem die Entscheidung gefallen ist.

Mitbestimmung: früh einbeziehen, nicht nachträglich

Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung von Systemen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, mitbestimmungspflichtig. Maßgeblich ist die objektive Eignung, nicht die Absicht. Ein Assistent, der protokolliert, wer wann welche Frage gestellt hat, kann diese Eignung bereits erfüllen.

Praktisch hat sich bewährt, den Betriebsrat nicht am Ende zur Zustimmung, sondern zu Beginn zur Mitgestaltung einzuladen. Die Punkte, die typischerweise in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden, sind ohnehin die, die man klären sollte: Zweck des Einsatzes, welche Daten verarbeitet werden, wer Protokolle einsehen darf, ausdrücklicher Ausschluss von Leistungskontrolle, Löschfristen, Schulung und ein Verfahren bei Beschwerden.

Datenschutz: die Pflichtstücke

• Rechtsgrundlage je Verarbeitung bestimmen – im Beschäftigtenkontext regelmäßig über die Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis, nicht über Einwilligung, weil deren Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis fraglich ist.
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, inklusive Klarheit über Speicherorte und Unterauftragnehmer.
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen.
• Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen – bei Bewerberauswahl und Leistungsbewertung in der Regel erforderlich.
• Löschkonzept, insbesondere für Bewerberdaten, deren Aufbewahrungsfristen begrenzt sind.
• Transparenz gegenüber Beschäftigten und Bewerbern über den Einsatz.

Ein sinnvoller Einstieg

Beginnen Sie im unkritischen Bereich. Ein Assistent für Mitarbeiterfragen zu internen Regelungen ist in wenigen Wochen umsetzbar, entlastet spürbar und erzeugt keine der oben beschriebenen Risiken – vorausgesetzt, er greift nur auf allgemeine Regelungen zu und nicht auf Personalakten.

Wenn dieser Fall läuft, sind Vertrauen, Betriebsvereinbarung und Datenschutzdokumentation vorhanden. Auf dieser Grundlage lässt sich der nächste Schritt sauber diskutieren – mit dem Wissen, dass alles, was in Richtung Auswahl und Bewertung geht, ab Dezember 2027 unter deutlich strengeren Anforderungen steht.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Ausgestaltung im Einzelfall ziehen Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten und, wo vorhanden, Ihre arbeitsrechtliche Beratung hinzu.

Eine Betriebsvereinbarung: die üblichen Regelungspunkte

Wo eine Mitarbeitervertretung besteht, ist eine Vereinbarung der praktikabelste Weg – nicht als Hürde, sondern weil sie genau die Fragen klärt, die man ohnehin klären muss. Bewährte Punkte:

• Zweck und Umfang: Welche Systeme, welche Abteilungen, welche Aufgaben.
• Ausdrücklicher Ausschluss: Keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle, keine automatisierte Bewertung von Personen.
• Datenarten: Welche Daten verarbeitet werden und welche ausdrücklich nicht.
• Protokolle: Zweck, Zugriffsberechtigte, Aufbewahrungsdauer, Auswertungsverbot für Verhaltensbewertung.
• Qualifizierung: Umfang und Turnus der Schulung.
• Beschwerdeweg: An wen sich Beschäftigte wenden können.
• Überprüfung: Ein fester Termin, an dem die Vereinbarung gemeinsam bewertet wird.

Der Fehler, der am häufigsten passiert

Er besteht darin, das Verfahren als „menschlich überwacht“ zu beschreiben, obwohl es das faktisch nicht ist. Wenn ein System eine Rangliste von Bewerbern erzeugt und die zuständige Person diese Reihenfolge übernimmt, ohne die Unterlagen selbst zu bewerten, liegt keine echte menschliche Entscheidung vor – unabhängig davon, wer unterschreibt.

Eine tragfähige menschliche Beteiligung setzt voraus, dass die entscheidende Person die Befugnis und die tatsächliche Möglichkeit hat, anders zu entscheiden, und dass sie über die dafür nötigen Informationen verfügt. Wer diese Voraussetzungen nicht schaffen kann, sollte den Anwendungsfall lassen.

Häufige Fragen

Dürfen wir Bewerbungsunterlagen zusammenfassen lassen?

Eine reine Zusammenfassung ohne Bewertung und ohne Reihenfolge ist deutlich unkritischer als eine Vorauswahl. Achten Sie darauf, dass keine Eignungsaussage erzeugt wird, und dass Bewerber über den Einsatz informiert sind. Die Verarbeitung selbst braucht wie immer Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was ist mit KI-gestützter Sprach- oder Videoanalyse im Interview?

Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist seit Februar 2025 verboten. Systeme, die aus Mimik, Stimme oder Sprechverhalten auf Persönlichkeitsmerkmale schließen, kommen damit nicht infrage.

Dürfen Beschäftigte in eine Verarbeitung einwilligen?

Grundsätzlich ja, praktisch ist die Einwilligung im Arbeitsverhältnis aber häufig problematisch, weil ihre Freiwilligkeit angezweifelt werden kann. In der Regel stützt man sich auf die Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis – besprechen Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Wie fangen wir sinnvoll an?

Mit einem Assistenten für Fragen zu internen Regelungen. Kein Personenbezug über die Anfrage hinaus, unmittelbare Entlastung, und er schafft die Grundlagen – Vereinbarung, Schulung, Dokumentation – für alles Weitere.

Zulässig, heikel, unzulässig – eine Übersicht

Weil die Trennlinie in der Diskussion oft verschwimmt, hier die gängigen Anwendungen sortiert nach Risikograd.

Unproblematisch, sofort einsetzbar: Stellenanzeigen entwerfen und auf abschreckende oder AGG-relevante Formulierungen prüfen. Interviewfragen aus der Stellenbeschreibung ableiten. Absageschreiben formulieren, nachdem die Entscheidung gefallen ist. Fragen zu internen Regelungen beantworten. Einarbeitungspläne aus vorhandenen Unterlagen erzeugen. Zeugnisentwürfe auf Basis der Beurteilung durch die Führungskraft. Betriebsvereinbarungen und Richtlinien verständlicher formulieren.

Heikel, nur mit sorgfältiger Ausgestaltung: Bewerbungsunterlagen zusammenfassen – zulässig, solange keine Bewertung und keine Reihenfolge entsteht und Bewerber informiert sind. Auswertung von Mitarbeiterbefragungen – nur aggregiert, nie personenbezogen. Vorbereitung von Personalgesprächen – als Strukturhilfe, nicht als Einschätzung der Person.

Hochrisiko nach Anhang III, volle Anforderungen ab 2. Dezember 2027: Gezieltes Ausspielen von Stellenanzeigen. Vorauswahl oder Bewertung von Bewerbern. Entscheidungen über Beförderung, Versetzung oder Kündigung. Aufgabenzuweisung auf Basis von Verhalten oder Persönlichkeitsmerkmalen. Leistungs- und Verhaltensbewertung.

Verboten seit Februar 2025: Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Soziale Bewertung von Personen anhand ihres Verhaltens.

Für den Mittelstand ergibt sich daraus eine schlichte Empfehlung: Bleiben Sie in der ersten Gruppe. Sie deckt den größten Teil des tatsächlichen Entlastungspotenzials ab und erzeugt keines der genannten Risiken.

Transparenz gegenüber Bewerbern

Ein Punkt, der leicht zu erfüllen und leicht zu vergessen ist: Wenn im Bewerbungsverfahren KI eingesetzt wird – auch nur zur Zusammenfassung –, gehört ein Hinweis in die Datenschutzinformation für Bewerber.

Ein Absatz genügt: welche Systeme eingesetzt werden, zu welchem Zweck, dass die Entscheidung von Menschen getroffen wird, und an wen sich Bewerber mit Fragen wenden können. Diese Offenheit kostet nichts und beugt genau der Diskussion vor, die entsteht, wenn es jemand anders herausfindet.

Der Umgang mit Bewerberdaten in der Praxis

Bewerbungsunterlagen enthalten regelmäßig besonders schutzwürdige Angaben – Gesundheitsdaten in Lebensläufen, Angaben zu Schwerbehinderung, gelegentlich Hinweise auf Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Das hat zwei praktische Folgen.

Erstens gehören Bewerbungsunterlagen nicht in ein allgemein angebundenes Wissenssystem. Sie liegen in einem getrennten Bereich mit engem Zugriff, und dieser Bereich wird aus dem Umfang eines Assistenten ausdrücklich ausgenommen.

Zweitens braucht der Umgang eine Löschroutine. Die Aufbewahrung nach Abschluss eines Verfahrens ist zeitlich begrenzt; wenn Unterlagen zusätzlich in einem KI-System verarbeitet wurden, muss die Löschung auch dort greifen – einschließlich etwaiger Zwischenspeicher und Protokolle. Fragen Sie Ihren Anbieter genau danach, bevor Sie beginnen.