KI-Einführung in 90 Tagen: Ein Fahrplan für Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitern

Die meisten KI-Vorhaben scheitern nicht an der Technik, sondern an der Reihenfolge. Es wird ein Werkzeug beschafft, bevor klar ist, wofür. Es wird geschult, bevor jemand weiß, welche Aufgabe damit erledigt werden soll. Und die rechtlichen Fragen kommen, wenn schon alle begeistert sind.

Dieser Fahrplan dreht die Reihenfolge um. Er ist auf Unternehmen zwischen zwanzig und zweihundertfünfzig Mitarbeitern zugeschnitten und geht davon aus, dass niemand Vollzeit dafür freigestellt wird.

Vorab: die drei Voraussetzungen

Ohne diese drei Punkte funktioniert kein Zeitplan.

Eine verantwortliche Person mit Zeit. Nicht „zusätzlich zum Tagesgeschäft“, sondern mit einem festen Anteil – ein halber Tag pro Woche ist realistisch. Diese Person sollte aus dem Fachbereich kommen, in dem der erste Anwendungsfall liegt, nicht zwingend aus der IT.

Rückendeckung der Geschäftsführung. Nicht als Grußwort, sondern als Bereitschaft, Prozessänderungen zu entscheiden.

Ein Budget für den einmaligen Aufwand. Die laufenden Lizenzkosten sind selten das Problem. Anbindung und Vorarbeiten sind der Posten, an dem Projekte hängen bleiben.

Woche 1 bis 2: Den Anwendungsfall finden

Setzen Sie sich mit drei bis fünf Führungskräften zusammen und sammeln Sie Tätigkeiten, die vier Merkmale erfüllen: Sie kommen häufig vor, sie kosten spürbar Zeit, sie beruhen auf Text oder Dokumenten, und die Beteiligten machen sie ungern.

Bewerten Sie die Liste nach erwartetem Nutzen und geschätztem Aufwand. Wählen Sie genau einen Fall. Nicht drei – einen.

Typisches Ergebnis: Angebotserstellung, Beantwortung wiederkehrender Kundenanfragen, Recherche in eigenen Unterlagen, Rechnungsvorerfassung.

Entscheidung am Ende: Welcher Fall, welche Abteilung, wer ist verantwortlich.

Woche 3 bis 4: Rahmen klären

Jetzt kommen die Fragen, die später teuer werden, wenn man sie überspringt.

Welche Daten braucht der Fall, und wo liegen sie? Sind personenbezogene Daten dabei? Wie ist der Bereich berechtigt? Gibt es einen Betriebsrat, und ist er zu beteiligen? Welche Anforderungen stellt Ihr Datenschutzbeauftragter an Verarbeitungsort und Vertrag?

Parallel: Sammeln Sie zwanzig bis dreißig echte Testfragen oder Testvorgänge aus den letzten Wochen – mit der bekannten richtigen Antwort. Diese Liste ist Ihr Prüfmaßstab und der wichtigste Baustein des gesamten Projekts.

Ergebnis: Eine Seite mit Datenquellen, Rechtsrahmen und Beteiligten. Plus die Testliste.

Woche 5 bis 6: Auswählen und aufräumen

Erst jetzt wird über Anbieter gesprochen. Mit Anwendungsfall und Testliste in der Hand werden Gespräche kurz und konkret: Sie fragen nicht „Was können Sie?“, sondern „Wie lösen Sie das?“ und „Wie werden Berechtigungen zum Zeitpunkt der Anfrage geprüft?“.

Gleichzeitig beginnen die Vorarbeiten im eigenen Haus: den betroffenen Ablagebereich sichten, Berechtigungen korrigieren, veraltete Dokumente kennzeichnen oder archivieren, für jedes wichtige Dokument eine gültige Fassung festlegen.

Dieser Teil ist unbeliebt und entscheidet über das Ergebnis mehr als die Anbieterwahl.

Woche 7 bis 9: Aufbauen und testen

Anbindung einrichten, Anmeldung über Ihr Verzeichnis, Rechtelogik prüfen. Dann testen – und zwar mit der Testliste aus Woche 4 und mit den Rechten normaler Anwender, nicht als Administrator.

Legen Sie zusätzlich Testkonten typischer Rollen an und stellen Sie bewusst unangenehme Fragen, um zu prüfen, ob der Assistent Dinge findet, die er nicht finden darf.

Erwarten Sie, dass etwa ein Drittel der Testfälle beim ersten Durchlauf nicht zufriedenstellend beantwortet wird. Das ist normal. Die Ursache liegt meist in der Dokumentenlage, nicht im System – und ist damit behebbar.

Entscheidung am Ende: Trägt der Fall? Wenn die Trefferquote nach Nachbesserung nicht überzeugt, ist Abbrechen die richtige Entscheidung. Sie haben dann sechs Wochen investiert, nicht ein Jahr.

Woche 10 bis 11: Einführen im Team

Jetzt kommen die Anwender dazu. Zwei Stunden Einweisung an echten Aufgaben, nicht an Beispielen. Eine benannte Ansprechperson, die in den ersten Wochen erreichbar ist. Eine kurze Nutzungsrichtlinie: welche Daten hinein dürfen, was zu prüfen ist, wer bei Fragen hilft.

Dokumentieren Sie die Schulung – das ist Ihr Nachweis zur Kompetenzpflicht nach Artikel 4 des EU AI Act, die seit Februar 2025 gilt.

Stellen Sie außerdem die ersten Vorlagen bereit: fünf bis zehn vorformulierte Anfragen für die häufigsten Aufgaben. Ohne sie nutzen die meisten das Werkzeug deutlich unter seinen Möglichkeiten.

Woche 12 bis 13: Messen und entscheiden

Vergleichen Sie mit dem Ausgangszustand. Sinnvolle Größen sind Bearbeitungszeit je Vorgang, Anzahl der Rückfragen und – oft am aussagekräftigsten – die Frage, wie viele Mitarbeiter das Werkzeug in der vergangenen Woche tatsächlich genutzt haben.

Sammeln Sie zugleich Rückmeldungen: Was hat gefehlt? Wo waren die Antworten unzuverlässig? Welche angrenzende Aufgabe wäre der nächste sinnvolle Schritt?

Entscheidung am Ende: ausweiten, nachbessern oder beenden. Alle drei sind legitime Ergebnisse.

Die häufigsten Abweichungen vom Plan

Die Vorarbeiten dauern länger. Das ist der Regelfall, nicht die Ausnahme. Wenn die Berechtigungen schlechter sind als gedacht, verschiebt sich alles um zwei bis vier Wochen. Besser so, als das Aufräumen zu überspringen.

Der Fall wächst. Während des Tests fallen allen Beteiligten weitere Möglichkeiten ein. Notieren Sie sie und tun Sie nichts davon vor Woche 13.

Die Begeisterung überholt die Prüfung. Wenn die ersten Ergebnisse gut sind, wollen plötzlich alle Zugang. Widerstehen Sie – ein ungeprüfter Rollout in vier Abteilungen ist der schnellste Weg zu einem Zwischenfall.

Nach den 90 Tagen

Wenn der erste Fall trägt, ist der zweite deutlich billiger: Anbindung, Anmeldung, Rechtelogik, Vertrag, Schulungskonzept und Betriebsmodell stehen bereits. Was bleibt, ist die fachliche Arbeit am neuen Fall.

Genau das ist der eigentliche Ertrag dieses ersten Quartals – nicht die gesparten Stunden im Pilotbereich, sondern die Tatsache, dass Ihr Unternehmen jetzt weiß, wie so etwas bei Ihnen läuft.

Wer im Projekt welche Rolle hat

Ein Vorhaben dieser Größe braucht vier Rollen. In kleineren Unternehmen können zwei davon in einer Person zusammenfallen – aber jede sollte benannt sein.

Auftraggeber aus der Geschäftsführung: entscheidet über Budget, Prozessänderungen und am Ende über Ausweiten oder Beenden. Zeitbedarf: eine Stunde pro Monat.

Projektverantwortliche Person aus dem betroffenen Fachbereich: führt das Vorhaben, wählt Testfälle aus, sammelt Rückmeldungen. Zeitbedarf: ein halber Tag pro Woche.

IT-Ansprechpartner: Anbindung, Anmeldung, Berechtigungen, Betrieb. Zeitbedarf: punktuell, in Woche 5 bis 9 deutlich höher.

Datenschutz und Mitbestimmung: frühzeitig eingebunden, nicht am Ende zur Zustimmung. Zeitbedarf: zwei bis drei Termine.

Die Testliste: das wichtigste Arbeitsmittel

Wenn Sie aus diesem Fahrplan eine Sache besonders ernst nehmen, dann die zwanzig bis dreißig echten Testfälle aus Woche 4. Sie sind der Maßstab für die Anbieterauswahl, für die Abnahme und für jede spätere Erweiterung.

Achten Sie darauf, dass die Liste die unangenehmen Fälle enthält: die Sonderfälle, die schlecht gescannten Dokumente, die mehrdeutigen Formulierungen. Eine Liste aus zwanzig freundlichen Fällen bestätigt nur, was Sie ohnehin hofften.

Häufige Fragen

Was, wenn wir mehrere gute Anwendungsfälle haben?

Schreiben Sie alle auf und wählen Sie trotzdem einen. Die anderen werden nach dem ersten Durchlauf deutlich schneller und günstiger umzusetzen sein, weil die Grundlagen dann stehen.

Können wir die Vorarbeiten parallel zur Auswahl machen?

Ja, und das ist sogar empfehlenswert. Berechtigungen und Ablage müssen unabhängig vom Anbieter in Ordnung gebracht werden.

Was, wenn der Test enttäuscht?

Sehen Sie sich zuerst die Ursachen an. Sehr häufig liegt es an der Dokumentenlage, nicht am System – das ist behebbar. Wenn nach Nachbesserung die Trefferquote weiterhin nicht überzeugt, ist Beenden die richtige Entscheidung und kein Scheitern.

Wie halten wir das Momentum nach Woche 13?

Mit einem festgelegten nächsten Fall und demselben Ablauf. Der zweite Durchlauf dauert erfahrungsgemäß sechs bis acht Wochen statt dreizehn.

Was in Woche 14 bis 26 passiert

Der Fahrplan endet nicht mit der Entscheidung in Woche 13. Wer den zweiten Fall genauso sorgfältig aufsetzt wie den ersten, verschenkt allerdings Zeit – die Grundlagen stehen ja bereits.

Woche 14 bis 16 – Nachbessern statt Ausweiten. Die Rückmeldungen aus dem ersten Betrieb abarbeiten: fehlende Dokumente ergänzen, Berechtigungen korrigieren, Vorlagen erweitern. Diese drei Wochen werden regelmäßig übersprungen, weil alle schon zum nächsten Fall wollen – und sie sind der Grund, warum der erste Fall dauerhaft trägt oder eben nicht.

Woche 17 bis 20 – Zweiter Fall. Auswahl, Datenquellen klären, Testliste erstellen. Deutlich schneller als beim ersten Mal, weil Rechtsrahmen, Vertrag, Anmeldung und Betriebsmodell stehen.

Woche 21 bis 24 – Aufbau, Test, Einführung des zweiten Falls, nach demselben Muster.

Woche 25 bis 26 – Zwischenbilanz über beide Fälle. Jetzt lässt sich zum ersten Mal beurteilen, ob ein Muster entsteht: Welche Art von Anwendungsfall funktioniert bei Ihnen, welche nicht, und woran liegt es. Diese Erkenntnis ist wertvoller als jeder einzelne Fall.

Typische Stolpersteine je Phase

In der Auswahlphase ist der häufigste Fehler, den Fall nach der Begeisterung der Beteiligten zu wählen statt nach der Häufigkeit des Vorgangs. Ein spannender Fall, der zwölfmal im Jahr vorkommt, erzeugt keine Routine und damit keine Gewohnheit.

In der Klärungsphase wird gern der Datenschutz auf später verschoben, weil „wir ja erst testen“. Sobald echte Daten im Spiel sind, ist das kein Test mehr im rechtlichen Sinne.

In der Aufräumphase weitet sich der Umfang aus. Aus „wir sortieren den Angebotsordner“ wird ein Ablagekonzept für das ganze Unternehmen. Setzen Sie eine harte Grenze: nur der Bereich, den dieser Fall braucht.

In der Testphase testen alle mit Administratorrechten und freundlichen Fragen. Beides verfälscht das Ergebnis in dieselbe Richtung – zu optimistisch.

In der Einführungsphase fehlt die Ansprechperson. Wenn in den ersten zwei Wochen niemand erreichbar ist, der bei Problemen hilft, entscheidet sich die Hälfte der Anwender still gegen das Werkzeug – und diese Entscheidung wird später kaum revidiert.

In der Bewertungsphase fehlen die Ausgangswerte, weil sie vor dem Start niemand erhoben hat. Dann bleibt nur das Gefühl, und das Gefühl folgt der Erwartung.

Wenn es schneller gehen soll

Dreizehn Wochen sind eine realistische, keine minimale Dauer. Verkürzen lässt sich vor allem an zwei Stellen: Wenn Ihre Berechtigungen bereits sauber sind, entfällt ein großer Teil der Wochen 5 bis 6. Und wenn der Anwendungsfall keine personenbezogenen Daten berührt, verkürzt sich die Klärungsphase erheblich.

Nicht verkürzen sollten Sie den Test mit echten Fällen und die Nachbesserungsphase. Beides wirkt wie Zeitverlust und ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das nach einem Jahr noch genutzt wird, und einem, das nach sechs Wochen im Sande verläuft.