KI-Richtlinie

KI-Richtlinie für Unternehmen: ein Muster zum Übernehmen

Eine KI-Richtlinie beantwortet drei Fragen: Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, und wer prüft die Ergebnisse? Ohne sie entscheidet jeder Mitarbeitende selbst – meist mit einem privaten Account. Unten finden Sie ein Muster, das Sie übernehmen und an Ihr Unternehmen anpassen können. Stimmen Sie es mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, Ihrem Betriebsrat ab.

KostenlosZum AnpassenStand Oktober 2026

Muster: KI-Richtlinie der [Firma]

Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen. Kürzer ist besser – eine Richtlinie, die niemand liest, schützt niemanden.

  • 1. Zweck. Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Werkzeugen mit künstlicher Intelligenz (KI) bei [Firma]. Sie soll die Nutzung ermöglichen und dabei Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten und die Qualität unserer Arbeit schützen.
  • 2. Erlaubte Werkzeuge. Dienstlich genutzt werden dürfen ausschließlich die freigegebenen KI-Werkzeuge: [z. B. novendix.AI über chat.novendix.ai]. Private Accounts und kostenlose KI-Dienste dürfen für dienstliche Inhalte nicht verwendet werden.
  • 3. Daten, die nicht hineingehören. Nicht eingegeben werden: Zugangsdaten und Passwörter; besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit, Religion, Gewerkschaft, Sexualleben); [weitere, z. B. Konstruktionsdaten bestimmter Kunden]. Personenbezogene Daten nur, soweit für die Aufgabe erforderlich und nur in freigegebenen Werkzeugen.
  • 4. Prüfpflicht. KI-Ergebnisse können falsch sein, auch wenn sie überzeugend klingen. Wer ein Ergebnis verwendet, ist für dessen Richtigkeit verantwortlich. Zahlen, Fundstellen, Zitate und rechtliche Aussagen werden vor der Weitergabe geprüft.
  • 5. Keine automatischen Entscheidungen über Menschen. KI darf Entscheidungen über Bewerber, Beschäftigte oder Kunden vorbereiten, aber nicht treffen.
  • 6. Kennzeichnung. Inhalte, die nach außen gehen und wesentlich von KI erzeugt wurden, werden gekennzeichnet, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder intern festgelegt: [Regel einsetzen].
  • 7. Schulung. Alle, die KI-Werkzeuge nutzen, nehmen an einer Einweisung teil (Art. 4 EU AI Act). Die Teilnahme wird dokumentiert.
  • 8. Ansprechpartner. Fragen und Vorfälle (z. B. versehentlich eingegebene vertrauliche Daten) an: [Name, E-Mail]. Vorfälle werden ohne Schuldzuweisung behandelt.
  • 9. Gültigkeit. Diese Richtlinie gilt ab [Datum] und wird mindestens jährlich überprüft.

Worauf es bei einer KI-Richtlinie ankommt

Erlauben statt verbieten

Ein Verbot ohne Alternative treibt die Nutzung in private Accounts. Wirksamer ist ein freigegebenes Werkzeug plus klare Regeln. Siehe Schatten-KI.

Kurz und konkret

Eine Seite mit Beispielen wirkt mehr als zehn Seiten Juristendeutsch.

Mitbestimmung beachten

Werden KI-Werkzeuge eingeführt, die das Verhalten von Beschäftigten erfassen können, hat ein Betriebsrat Mitbestimmungsrechte.

Was die Richtlinie nicht ersetzt

  • Einen AV-Vertrag mit dem Anbieter. Die Richtlinie regelt das Verhalten im Haus, der Vertrag den Anbieter. Die Prüfliste steht auf DSGVO-konforme KI.
  • Die Schulung. Regeln wirken nur, wenn man sie versteht – siehe KI-Schulung für Mitarbeiter.
  • Rechtsberatung. Das Muster ist ein Ausgangspunkt, keine geprüfte Vorlage für Ihren Einzelfall.

Häufige Fragen zur KI-Richtlinie

Brauchen Unternehmen eine KI-Richtlinie?

Eine gesetzliche Pflicht zu genau diesem Dokument gibt es nicht. Ohne Regeln lassen sich aber weder der Datenschutz noch die Schulungspflicht aus dem EU AI Act sauber erfüllen. Eine kurze Richtlinie ist der einfachste Weg dorthin.

Darf ich das Muster verwenden?

Ja, kostenlos und ohne Quellenangabe. Passen Sie es an Ihr Unternehmen an und stimmen Sie es mit Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat ab.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Werden KI-Werkzeuge eingeführt, die zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet sind, besteht in der Regel ein Mitbestimmungsrecht. Binden Sie den Betriebsrat früh ein.

Welches KI-Werkzeug sollten wir freigeben?

Eines mit AV-Vertrag, benanntem Verarbeitungsort und Trainingsausschluss. novendix.AI erfüllt das mit Hosting in Deutschland – zehn Tage kostenlos testbar.

Das passende Werkzeug zur Richtlinie

Ein freigegebenes KI-Werkzeug für alle – mit AV-Vertrag, Hosting in Deutschland und zehn Tagen kostenlosem Test.

Zehn Tage testenKI-Schulung für Mitarbeiter




novendix.AI gibt es jetzt als AppLaden im App StoreJetzt bei Google PlayLaden fürmacOSLaden fürWindows