KI-Wissensmanagement

Wissensmanagement mit KI: fragen statt suchen

Das Wissen eines Unternehmens liegt in Handbüchern, Laufwerken, Postfächern – und in den Köpfen weniger Kolleginnen und Kollegen. Klassische Wissensdatenbanken scheitern meist an der Pflege. Mit KI ändert sich der Zugang: Statt Ordner zu durchsuchen, stellen Mitarbeitende eine Frage und bekommen eine Antwort aus den freigegebenen Unterlagen.

Antworten aus Ihren UnterlagenRechte bleiben gewahrtKein Training mit Ihren Daten

Warum klassisches Wissensmanagement oft scheitert

Niemand pflegt das Wiki

Wissensdatenbanken veralten, weil das Eintragen Zeit kostet und keiner direkt etwas davon hat.

Die Suche findet nur Dateinamen

Wer den genauen Begriff nicht kennt, findet das Dokument nicht – auch wenn die Antwort darin steht.

Wissen geht mit in Rente

Erfahrung aus Jahrzehnten steckt in wenigen Köpfen. Was nicht aufgeschrieben ist, fehlt nach dem Ausscheiden.

Wie KI-gestütztes Wissensmanagement funktioniert

01

Unterlagen hinterlegen

Handbücher, Richtlinien, Preislisten, Projektunterlagen an Assistenten oder Projekte hängen – oder Quellen wie Microsoft 365 anbinden.

02

Zugriff steuern

Jeder Assistent und jedes Projekt bekommt nur das Wissen, das für seine Nutzer bestimmt ist. Sichtbarkeit privat, Workspace oder freigegeben.

03

Fragen stellen

Die Plattform sucht passende Textstellen heraus und gibt sie dem Sprachmodell als Grundlage. Das Modell wird dafür nicht trainiert.

Die Technik dahinter erklärt RAG erklärt: KI mit den eigenen Dokumenten. Worauf Sie bei SharePoint und OneDrive achten müssen, steht in Microsoft 365 als Wissensbasis.

Die Bausteine in novendix.AI

  • Wissen an Assistenten. Dateien hängen dauerhaft am Assistenten; passende Ausschnitte fließen in die Antworten ein. Siehe KI-Agenten erstellen.
  • Projekte. Ein Projekt je Kunde, Ausschreibung oder Vorhaben bündelt Chats, Dateien, Anweisungen und eine automatische Erinnerung.
  • Volltextsuche in Dateien. Der Bereich „Dateien“ durchsucht Dateiname und Inhalt – auch das Dokument, dessen Namen niemand mehr weiß.
  • Memory. Die Plattform merkt sich dauerhaft relevante Fakten; Erinnerungen lassen sich prüfen, löschen, exportieren und importieren.
  • Formate. PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, Bilder sowie Audiodateien, dazu Meeting-Transkripte als neue Wissensquelle.
  • Anbindung bestehender Systeme. Confluence, Datenbanken, ERP und Altsysteme binden wir auf Wunsch individuell an.

Woran gutes KI-Wissensmanagement scheitert – und wie nicht

  • Zu viel auf einmal. Mit einer Wissensquelle für eine Abteilung beginnen, nicht mit dem ganzen Laufwerk.
  • Veraltete Dokumente. Die KI antwortet aus dem, was sie bekommt. Wer alte Versionen nicht aussortiert, bekommt alte Antworten.
  • Zu weite Berechtigungen. Was vorher niemand gefunden hat, findet die KI. Das Rechtekonzept gehört vor den Start – siehe Berechtigungen und KI.
  • Kein Test. Zehn typische Fragen mit bekannter Antwort aufschreiben und regelmäßig prüfen – dafür gibt es Evals.

In drei Wochen zur ersten Wissensquelle

01

Woche 1: Auswahl

Eine Abteilung, ein Themenfeld, zehn typische Fragen mit bekannter Antwort. Die passenden Unterlagen aussortieren und aktualisieren.

02

Woche 2: Aufbau

Assistenten anlegen, Unterlagen als Wissen hinterlegen, Sichtbarkeit festlegen, die zehn Fragen als Evals anlegen.

03

Woche 3: Betrieb

Für die Abteilung freigeben, Rückmeldungen sammeln, fehlende Unterlagen ergänzen – dann das nächste Themenfeld.

Wie Sie das in eine größere Einführung einbetten, zeigt KI-Einführung in 90 Tagen.

Wo Wissensmanagement mit KI besonders viel bringt

Service und Support

Antworten aus Handbüchern und früheren Fällen statt Rückfrage beim einen Experten.

Einarbeitung

Neue Mitarbeitende fragen den Assistenten statt die Kollegin am Nachbartisch.

Vertrieb

Produktdetails, Preislogik und Referenztexte auf Knopfdruck.

Verwaltung und Personal

Richtlinien, Betriebsvereinbarungen und Formulare auffindbar machen. Siehe KI im Personalwesen.

Häufige Fragen zum Wissensmanagement mit KI

Was ist KI-gestütztes Wissensmanagement?

Ein Ansatz, bei dem Mitarbeitende Fragen in natürlicher Sprache stellen und die KI die Antwort aus freigegebenen Unternehmensunterlagen zusammenstellt – statt dass jemand Ordner und Wikis durchsucht.

Wird die KI mit unseren Dokumenten trainiert?

Nein. Die Dokumente werden zur Laufzeit durchsucht. Freigeschaltet sind nur Modelle, die vertraglich nicht mit Kundendaten trainieren und Anfragen nicht speichern.

Braucht man dafür eine Wissensmanagement-Software?

Nicht zwingend. Für viele Mittelständler reicht eine KI-Plattform, an die man vorhandene Unterlagen hängt. Eine eigene Wissensdatenbank lohnt sich, wenn Inhalte ohnehin redaktionell gepflegt werden.

Können wir Confluence oder SharePoint anbinden?

Microsoft 365 lässt sich als Quelle anbinden; Confluence, Datenbanken und weitere Systeme binden wir individuell an. Sprechen Sie uns an, welche Quellen Sie haben.

Wie sicher ist das?

Die Plattform läuft in einem deutschen Rechenzentrum, die Modelle in der EU. Zugriff steuern Sie über Assistenten, Projekte und deren Sichtbarkeit. Details auf Datenschutz und Sicherheit.

Mit einem Handbuch anfangen

Zehn Tage kostenlos: ein Handbuch hochladen, einen Assistenten anlegen und zehn echte Fragen stellen.

Zehn Tage testenSo funktioniert RAG




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