Online-Meetings

Protokolle, ohne dass jemand mitschreibt

Der novendix Notetaker tritt Ihren Terminen in Microsoft Teams und Google Meet bei, hört mit und liefert danach Transkript und Zusammenfassung. Die Spracherkennung läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland – kein Transkriptionsdienst, kein US-Anbieter.

Teams und Google MeetSpracherkennung auf eigenem ServerAb Paket Business

Drei Wege zum Protokoll

Online-Meeting

Sie fügen den Meeting-Link ein oder lassen den Notetaker automatisch beitreten – nach Regeln aus Ihrem Outlook-Kalender, auf Wunsch mit Freigabe vor jedem Termin.

Vor Ort aufnehmen

Ein Gespräch im Besprechungsraum nehmen Sie direkt im Browser auf. Die Audiodatei selbst wird nicht gespeichert, nur Transkript und Zusammenfassung.

Aufnahme hochladen

Sie haben schon eine Audiodatei? Hochladen genügt. Dieselbe Verarbeitung, dasselbe Ergebnis.

Was im Meeting passiert

  • Der Notetaker meldet sich an. Er tritt als sichtbarer Teilnehmer bei und postet einen Aufzeichnungshinweis in den Meeting-Chat. Niemand wird heimlich mitgeschnitten.
  • Sprecher werden zugeordnet. Satzweise, anhand der Sprecheranzeige der Plattform; bei Teams zusätzlich über die Live-Untertitel.
  • Ein Notetaker je Meeting. Auch wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen teilnehmen, sitzt nur ein Bot im Raum – jeder erhält trotzdem sein eigenes Protokoll.
  • Sie behalten die Hand darauf. „Aufnahme beenden“ holt den Notetaker vorzeitig heraus. „Notetaker abziehen“ verwirft die Aufnahme vollständig.
  • Danach: Protokoll formatiert kopieren oder als PDF per Mail weiterleiten.

Wo die Daten bleiben

Beim Protokollieren von Besprechungen wird mitgeschrieben, was Menschen sagen. Deshalb hier genauer, was wohin geht.

  • Spracherkennung im eigenen Haus. Whisper läuft auf unserem Server in Deutschland. Die Aufnahme geht an keinen Transkriptionsdienst.
  • Keine öffentliche Schnittstelle. Plattform und Notetaker sprechen über einen verschlüsselten Tunnel miteinander.
  • Audio wird nicht aufbewahrt. Bei Aufnahmen im Browser bleibt nur Transkript und Zusammenfassung.
  • Die Zusammenfassung schreibt ein Sprachmodell. Dafür gelten dieselben Regeln wie im Chat: EU-Verarbeitung, keine Speicherung beim Anbieter, kein Training. Mit zugebuchtem PII-Filter werden Namen vorher durch Platzhalter ersetzt.
  • Löschen löscht. Entfernen Sie eine Aufnahme, sind Transkript und Zusammenfassung weg.

Ihre Verantwortung bleibt Ihre. Ob Sie ein Gespräch aufzeichnen dürfen, richtet sich nach Ihrer Rechtsgrundlage und Ihren Betriebsvereinbarungen. Der Aufzeichnungshinweis im Meeting-Chat informiert die Teilnehmenden, ersetzt aber keine Einwilligung, wo eine nötig ist.

Voraussetzungen und Grenzen

  • Online-Meetings mit Teams und Google Meet gibt es ab dem Paket Business. Offline-Meetings – im Browser aufnehmen oder hochladen – sind in jedem Paket enthalten.
  • Vor der ersten Nutzung bestätigen Nutzer einmalig den Hinweis zur KI-Verarbeitung.
  • Pro Meeting ein Notetaker. Parallele Termine sind kein Problem, dasselbe Meeting doppelt zu protokollieren schon.
  • Beim Weiterleiten als PDF gelten Grenzen gegen Massenversand: bis zehn Empfänger je Protokoll, bis zwanzig Versendungen je Stunde.
  • Im Berufsgeheimnis-Modus ist das Weiterleiten per Mail gesperrt – das Protokoll bleibt in der Plattform.

Häufige Fragen

Merken die anderen Teilnehmer, dass mitgeschrieben wird?

Ja, und das ist Absicht. Der Notetaker erscheint als Teilnehmer in der Liste und postet beim Beitreten einen Hinweis in den Meeting-Chat.

Wird die Aufnahme an einen externen Dienst geschickt?

Nein. Die Spracherkennung läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland. Nach außen geht nur der Text an das Sprachmodell, das die Zusammenfassung schreibt – in der EU, ohne Speicherung und ohne Training.

Kann ich eine Aufnahme nachträglich verwerfen?

Während des Meetings über „Notetaker abziehen“, danach durch Löschen der Aufnahme. Transkript und Zusammenfassung werden dabei mitgelöscht.

Was ist mit Teilnehmern, die nicht aufgezeichnet werden wollen?

Das klären Sie im Meeting, nicht wir in der Software. Der Hinweis im Chat schafft Transparenz; ob eine Aufzeichnung zulässig ist, hängt von Ihrer Rechtsgrundlage ab. Im Zweifel beenden Sie die Aufnahme – das geht jederzeit.

Funktioniert das auch auf Deutsch?

Ja. Transkript und Zusammenfassung entstehen auf Deutsch; bei Teams werden dafür zusätzlich die Live-Untertitel genutzt.

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