KI bei öffentlichen Auftraggebern: Aktenführung, Bürgerkommunikation und Vergabe

Kaum ein Bereich hat eine so hohe Textlast und zugleich so viel Personalmangel wie die öffentliche Verwaltung. Anträge, Stellungnahmen, Vermerke, Bescheide, Sitzungsvorlagen, Bürgeranfragen – die Arbeit besteht überwiegend aus dem Lesen, Zusammenfassen und Erstellen von Dokumenten. Gleichzeitig gelten hier besondere Anforderungen: Aktenmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Gleichbehandlung, Datenschutz und je nach Aufgabe die Bindung an Fachverfahren.

Das schließt KI nicht aus. Es bestimmt aber, wie sie eingesetzt wird.

Die Rahmenbedingungen, die alles andere bestimmen

Datenhoheit und Hosting

Für Verwaltungen ist der Verarbeitungsort keine Geschmacksfrage. Die Anforderungen der Aufsichtsbehörden, kommunale Datenschutzvorgaben und häufig auch Vorgaben des jeweiligen Landes führen in der Praxis dazu, dass eine Verarbeitung innerhalb Deutschlands, mindestens aber innerhalb der EU, mit belastbarem Auftragsverarbeitungsvertrag die Grundlage bildet. Wer diese Frage nicht am Anfang klärt, klärt sie am Ende – und dann teurer.

Aktenmäßigkeit

Was Grundlage einer Entscheidung ist, gehört in die Akte. Wenn ein Assistent bei der Erstellung eines Vermerks hilft, muss das Ergebnis den Weg in die Akte finden, und es muss nachvollziehbar bleiben, worauf es beruht. Systeme mit Quellenangabe sind hier klar im Vorteil gegenüber solchen, die nur eine Antwort ausgeben.

Keine Entscheidung durch die Maschine

Verwaltungsakte werden von Menschen erlassen. Ein Assistent bereitet vor, formuliert, findet Fundstellen – er entscheidet nicht. Diese Trennung sollte nicht nur gelebt, sondern schriftlich festgehalten werden.

Beteiligung der Personalvertretung

Was für den Betriebsrat gilt, gilt entsprechend für Personalräte. Frühe Einbindung erspart späte Blockaden.

Anwendungsfälle, die sich bewährt haben

Recherche in eigenen Beständen

Der unspektakulärste und zugleich wirksamste Fall. Wer eine Frage zu einer früheren Entscheidung, einer Satzung, einer Richtlinie oder einem vergleichbaren Vorgang hat, findet die Antwort heute durch Nachfragen bei erfahrenen Kollegen. Genau dieses Wissen geht mit jeder Verrentung verloren.

Ein an die eigenen Bestände angebundener Assistent macht Vorgänge, Vorlagen und Regelwerke durchsuchbar – mit Quellenangabe und im Rahmen der jeweiligen Berechtigungen. Das ist keine Automatisierung, sondern Wissenssicherung, und sie wirkt sofort.

Sitzungsvorlagen und Protokolle

Aus Sachstand, Vorgeschichte und Beschlussvorschlag eine Vorlage in der hausüblichen Struktur zu entwerfen, spart erhebliche Zeit. Ebenso das Zusammenfassen langer Anlagen für die Gremienmitglieder. Die fachliche und politische Verantwortung bleibt selbstverständlich beim Amt.

Bürgerkommunikation

Zwei Ebenen sind zu unterscheiden. Nach innen: Entwürfe für Antwortschreiben auf wiederkehrende Anliegen, die ein Sachbearbeiter prüft und freigibt. Das ist unkritisch und entlastet spürbar.

Nach außen: Ein Assistent auf der Website, der Fragen zu Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen, Gebühren und Zuständigkeiten beantwortet. Hier sind drei Punkte zwingend – ein deutlicher Hinweis, dass es sich um ein KI-System handelt, wie es Artikel 50 des EU AI Act seit August 2026 verlangt; die Beschränkung auf gepflegte, freigegebene Inhalte; und ein sichtbarer Weg zum Menschen. Die Erwartung sollte realistisch bleiben: Ein solcher Assistent beantwortet Standardfragen und entlastet die Telefonzentrale. Er ersetzt keine Beratung.

Leichte Sprache und Barrierefreiheit

Ein oft übersehener, sehr dankbarer Fall: Die Übertragung von Bescheiden und Informationstexten in verständliche oder leichte Sprache. Der Bedarf ist rechtlich verankert, der Aufwand manuell hoch, und die Ergebnisse sind gut prüfbar. Auch mehrsprachige Fassungen von Informationsblättern lassen sich so deutlich schneller erstellen – mit fachlicher Kontrolle vor der Veröffentlichung.

Vergabeunterlagen

Auf der Vergabeseite hilft ein Assistent beim Erstellen und Prüfen von Leistungsbeschreibungen: Sind die Anforderungen widerspruchsfrei? Ist die Beschreibung produktneutral formuliert? Fehlen Angaben, die Bieter für eine Kalkulation brauchen? Bei eingehenden Angeboten kann er beim Zusammenstellen der Prüfung nach formalen Kriterien unterstützen.

Die Wertung selbst bleibt Aufgabe der Vergabestelle. Das ist keine Vorsicht, sondern zwingend: Vergabeentscheidungen müssen begründet und nachprüfbar sein.

Was nicht geht

• Automatisierte Bescheide ohne menschliche Entscheidung. Auch dort, wo Verwaltungsverfahrensrecht vollautomatisierte Verfahren in engen Grenzen zulässt, sind das gebundene Entscheidungen nach klaren Regeln – kein Feld für generative Systeme.
• Bewertung von Personen. Ob bei Einstellungen, Beurteilungen oder Leistungsbewertungen: Hochrisikobereich nach Anhang III, ab Dezember 2027 mit vollen Anforderungen.
• Auskünfte ohne geprüfte Quelle. Eine falsche Rechtsauskunft an einen Bürger ist kein Schönheitsfehler.
• Sensible Verfahren. Sozialleistungen, Jugendhilfe, Ordnungswidrigkeiten mit Ermessensspielraum – hier sollte der Einstieg nicht liegen.

Ein realistischer Einstieg

Der Fall mit dem besten Verhältnis aus Nutzen und Risiko ist fast immer die interne Recherche. Ein Amt, ein klar abgegrenzter Dokumentenbestand, ein Assistent, der Fragen dazu mit Quellenangabe beantwortet. Keine Außenwirkung, keine Entscheidung, kein personenbezogenes Risiko – aber unmittelbar spürbare Entlastung.

Aus diesem Fall entstehen alle Grundlagen für die nächsten: geklärtes Hosting, geprüfter Auftragsverarbeitungsvertrag, Beteiligung der Personalvertretung, Schulung der Mitarbeitenden nach Artikel 4 und ein Rechtekonzept, das trägt.

Als Unternehmensgruppe mit Wurzeln im Systemhausgeschäft kennen wir die Rahmenbedingungen öffentlicher Auftraggeber aus der Praxis – von der Frage des Verarbeitungsorts bis zur Beteiligung des Personalrats. Sprechen Sie uns an, wenn Sie einen ersten Anwendungsfall prüfen möchten.

Die Vorprüfung, die jedem Vorhaben vorausgehen sollte

Bevor in einer Verwaltung über Werkzeuge gesprochen wird, lohnt eine kurze Vorprüfung entlang von fünf Fragen. Sie lässt sich in einer Sitzung beantworten und verhindert die meisten späteren Blockaden.

• Welche Aufgabe genau? Nicht „KI in der Verwaltung“, sondern ein benannter Vorgang mit einer benannten Organisationseinheit.
• Welche Daten? Verwaltungsintern, personenbezogen, besonders schutzbedürftig – und in welchem Verfahren liegen sie?
• Wer entscheidet? Die Trennung zwischen Vorbereitung durch das System und Entscheidung durch den Menschen wird schriftlich festgehalten.
• Wo wird verarbeitet? Verarbeitungsort, Vertragspartner, Unterauftragnehmer – abgestimmt mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten.
• Wer ist zu beteiligen? Personalrat, Datenschutzbeauftragter, gegebenenfalls IT-Sicherheitsbeauftragter und Gleichstellungsbeauftragte.

Beschaffung: was in die Leistungsbeschreibung gehört

Wer ein solches Vorhaben ausschreibt, sollte über die üblichen Punkte hinaus vier Anforderungen ausdrücklich aufnehmen: die Prüfung von Berechtigungen zum Zeitpunkt der Anfrage, die Angabe von Quellen zu jeder Antwort, die Protokollierung mit definierten Zugriffsrechten und die Möglichkeit, Konfiguration und Inhalte bei Vertragsende zu exportieren.

Diese vier Punkte unterscheiden brauchbare Angebote von solchen, die im Betrieb Probleme machen – und sie sind produktneutral formulierbar.

Häufige Fragen

Dürfen wir überhaupt eine Cloud-Lösung einsetzen?

Das hängt von den Vorgaben Ihres Landes, Ihrer Aufsicht und der Datenart ab. Pauschale Antworten helfen nicht. In der Praxis führen die Anforderungen häufig zu einer Verarbeitung in Deutschland mit klar benanntem Vertragspartner – klären Sie das früh mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten.

Was ist mit vollautomatisierten Verfahren?

Das Verwaltungsverfahrensrecht lässt sie in engen Grenzen zu – für gebundene Entscheidungen nach klaren Regeln. Das ist etwas anderes als ein generatives System und kein Anwendungsfall für einen Sprachassistenten.

Wie gehen wir mit einem Bürger-Chatbot um?

Drei Dinge sind zwingend: ein deutlicher Hinweis auf das KI-System (Transparenzpflicht seit August 2026), die Beschränkung auf gepflegte, freigegebene Inhalte und ein sichtbarer Weg zum Menschen. Setzen Sie die Erwartung realistisch: Standardfragen ja, Beratung nein.

Womit sollten wir beginnen?

Mit der internen Recherche in einem abgegrenzten Bestand. Keine Außenwirkung, keine Entscheidung, unmittelbare Entlastung – und sie schafft alle Grundlagen für weitere Fälle.

Barrierefreiheit als naheliegender Einstieg

Ein Anwendungsfall, der in Verwaltungen regelmäßig übersehen wird, obwohl er fachlich unstrittig und rechtlich geboten ist: die Übertragung von Texten in verständliche und in leichte Sprache.

Der Bedarf ist real. Bescheide, Formulare und Informationsblätter sind für einen erheblichen Teil der Empfänger schwer verständlich, und die Anforderungen an barrierefreie Verwaltungskommunikation nehmen zu. Manuell ist die Übertragung aufwendig, weil sie sprachliche Sorgfalt und fachliches Verständnis zugleich verlangt.

Für den KI-Einsatz ist das aus drei Gründen ein günstiger Fall. Erstens ist die fachliche Substanz bereits vorhanden und geprüft – es geht um Umformulierung, nicht um Inhalt. Zweitens ist das Ergebnis gut prüfbar: Ein Mensch liest es und erkennt sofort, ob es verständlich ist. Drittens entsteht kein Entscheidungsrisiko, weil die rechtliche Wirkung beim Originalbescheid bleibt.

Zwei Regeln sollten dabei gelten: Die vereinfachte Fassung ergänzt den rechtsverbindlichen Text, sie ersetzt ihn nicht. Und jede Fassung wird vor der Herausgabe fachlich freigegeben – eine falsche Vereinfachung einer Rechtsfolge ist schlimmer als ein schwer verständlicher Originaltext.

Dasselbe Muster trägt bei mehrsprachigen Informationsblättern. Auch hier gilt: Übersetzung als Serviceleistung, verbindlich bleibt die deutsche Fassung, Freigabe durch einen Menschen mit ausreichender Sprachkenntnis.

Interkommunale Zusammenarbeit

Für kleinere Kommunen ist der Aufwand für ein eigenes Vorhaben oft schwer zu rechtfertigen – die Vorarbeiten fallen unabhängig von der Einwohnerzahl an. Deshalb lohnt der Blick auf gemeinsame Wege.

Praktikabel sind vor allem drei Formen. Die gemeinsame Beschaffung: Mehrere Kommunen schreiben zusammen aus und teilen sich die Konzeptarbeit, betreiben aber jeweils getrennte Bestände. Die Nutzung über einen kommunalen IT-Dienstleister, sofern dieser ein entsprechendes Angebot hat. Und der Erfahrungsaustausch ohne gemeinsame Technik – oft schon deshalb wertvoll, weil Anforderungslisten, Fragenkataloge an Anbieter und Betriebsvereinbarungen nicht jedes Mal neu entstehen müssen.

Wichtig bei allen gemeinsamen Wegen: Die Datenbestände bleiben getrennt. Was in der Zusammenarbeit geteilt wird, sind Konzepte und Verträge, nicht Akten.

Umgang mit dem Personalrat

Die Beteiligung der Personalvertretung ist kein Formalakt, der am Ende abgehakt wird. In der Praxis entscheidet sie darüber, ob ein Vorhaben in einem Quartal oder in einem Jahr produktiv geht.

Bewährt hat sich, den Personalrat bereits bei der Auswahl des Anwendungsfalls einzubeziehen – nicht zur Zustimmung, sondern zur Mitgestaltung. Die Punkte, die dort typischerweise geregelt werden, sind ohnehin zu klären: Zweck und Umfang, ausdrücklicher Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Zugriff auf Protokolle, Aufbewahrungsfristen, Qualifizierung der Beschäftigten und ein fester Termin, an dem die Vereinbarung gemeinsam bewertet wird.

Wer diesen Weg geht, bekommt in aller Regel eine tragfähige Vereinbarung. Wer die Beteiligung als letzten Schritt vor dem Rollout einplant, bekommt eine Verzögerung.

Ein Wort zur Erwartungssteuerung nach außen

Verwaltungen stehen bei diesem Thema unter besonderer Beobachtung. Ein Bürgerassistent, der eine falsche Auskunft gibt, ist keine Randnotiz – er wird zum Beispiel dafür, dass „die Verwaltung jetzt Bürger von Maschinen abfertigen lässt“.

Deshalb lohnt es sich, nach außen zurückhaltend zu formulieren. Ein Assistent, der als Hilfe bei Standardfragen angekündigt wird und der bei allem Weiteren sichtbar an einen Menschen verweist, erzeugt keine überzogenen Erwartungen. Einer, der als Modernisierungsprojekt vermarktet wird, muss liefern, was die Ankündigung verspricht.

Ebenso wichtig ist die Kommunikation nach innen: Beschäftigte sollten vor der Öffentlichkeit erfahren, was eingeführt wird und warum – nicht aus der Zeitung.