EU AI Act im Mittelstand: Was seit August 2026 gilt – und was erst später kommt

Der EU AI Act sorgt seit seinem Inkrafttreten für Verunsicherung – vor allem, weil er nicht auf einen Schlag gilt, sondern in Stufen. Hinzu kommt: Der Zeitplan wurde nachträglich geändert. Wer sich auf Informationen aus dem Jahr 2024 verlässt, arbeitet mit falschen Fristen. Dieser Beitrag ordnet den Stand von September 2026 ein.

Der aktuelle Zeitplan

Die Verordnung ist am 1. August 2024 in Kraft getreten. Ihre Pflichten greifen gestaffelt:

• Seit 2. Februar 2025: Die verbotenen KI-Praktiken gelten, ebenso die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4.
• Seit 2. August 2025: Die Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck (GPAI) sowie die Governance- und Sanktionsvorschriften.
• Seit 2. August 2026: Die Transparenzpflichten nach Artikel 50.
• Ab 2. Dezember 2027: Die vollen Anforderungen an Hochrisiko-Systeme nach Anhang III.
• Ab 2. August 2028: Die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme nach Anhang I, also KI in bereits regulierten Produkten.

Die beiden letzten Termine sind der eigentliche Nachrichtenwert: Ursprünglich waren August 2026 und August 2027 vorgesehen. Über das als „AI Omnibus“ bekannte Änderungspaket wurden sie verschoben, weil die technischen Normen, an denen sich Unternehmen orientieren sollen, noch nicht fertig sind. Die Kommission hat das damit begründet, dass Regeln dann greifen sollen, wenn Unternehmen die passenden Hilfsmittel zur Umsetzung haben.

Für den Mittelstand bedeutet das: mehr Zeit für den aufwendigsten Teil – aber keine Entwarnung, denn die Pflichten, die schon gelten, betreffen deutlich mehr Unternehmen als die Hochrisiko-Regeln.

Anbieter oder Betreiber? Die Weichenstellung

Der AI Act unterscheidet vor allem zwischen zwei Rollen. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Betreiber ist, wer ein solches System im Rahmen seiner Tätigkeit einsetzt.

Das typische mittelständische Unternehmen, das eine KI-Plattform nutzt, ist Betreiber. Die Pflichten sind in dieser Rolle deutlich schlanker. Vorsicht ist aber geboten: Wer ein zugekauftes System wesentlich verändert oder unter eigenem Namen weiterverbreitet, kann in die Anbieterrolle rutschen. Wer beispielsweise einen KI-Assistenten für Kunden im eigenen Portal anbietet, sollte diese Frage klären, bevor er live geht.

Was Betreiber heute konkret einhalten müssen

Verbotene Praktiken

Seit Februar 2025 sind bestimmte Anwendungen untersagt. Für Unternehmen relevant sind vor allem zwei: die Emotionserkennung am Arbeitsplatz und Systeme, die Menschen anhand ihres Verhaltens sozial bewerten. Wer über Software nachdenkt, die die Stimmung oder Aufmerksamkeit von Mitarbeitern misst, sollte hier sehr genau hinsehen. Ausnahmen bestehen nur in eng umrissenen Fällen, etwa aus Sicherheitsgründen.

KI-Kompetenz nach Artikel 4

Diese Pflicht wird häufig übersehen, obwohl sie praktisch jedes Unternehmen betrifft, das KI einsetzt. Sie verlangt, dass Beschäftigte, die KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens nutzen, über ausreichende Kompetenz dafür verfügen – gemessen an ihrer Vorbildung, ihrer Rolle und dem Kontext des Einsatzes.

Es gibt kein vorgeschriebenes Zertifikat und keine Stundenzahl. Was zählt, ist, dass die Menschen verstehen, was das System kann, wo seine Grenzen liegen, welche Daten sie hineingeben dürfen und dass Ergebnisse zu prüfen sind. Sinnvoll ist eine kurze, praxisnahe Schulung am eigenen Anwendungsfall – und eine Dokumentation, dass sie stattgefunden hat. Diese Dokumentation kostet zehn Minuten und ist im Zweifel Ihr Nachweis.

Transparenzpflichten nach Artikel 50

Seit August 2026 gelten die Offenlegungspflichten. Für Betreiber sind zwei Punkte wichtig. Erstens: Wenn Menschen mit einem KI-System interagieren, müssen sie das wissen – es sei denn, es ist offensichtlich. Ein Chatbot auf Ihrer Website braucht also einen Hinweis. Zweitens: Wer sogenannte Deepfakes oder künstlich erzeugte beziehungsweise veränderte Inhalte veröffentlicht, muss dies kenntlich machen. Für Texte, die der Information der Öffentlichkeit dienen, gilt das ebenfalls, mit Ausnahmen etwa für redaktionell geprüfte Inhalte.

Praktisch heißt das: Ein Hinweis am Chatbot, eine interne Regel zum Umgang mit KI-erzeugten Bildern im Marketing, und eine bewusste Entscheidung, wie Sie mit KI-Unterstützung bei veröffentlichten Texten umgehen.

Was auf Hochrisiko-Anwender zukommt

Die aufwendigen Pflichten – Risikomanagement, Datenqualität, technische Dokumentation, menschliche Aufsicht, Protokollierung, Konformitätsbewertung – betreffen Hochrisiko-Systeme. Für den Mittelstand ist vor allem Anhang III relevant. Darunter fallen unter anderem KI-Systeme, die im Beschäftigungskontext eingesetzt werden: bei der Personalauswahl, bei Beförderungsentscheidungen oder bei der Leistungsbewertung.

Wer also über KI-gestützte Vorauswahl von Bewerbungen nachdenkt, sollte wissen, dass dieser Einsatz ab Dezember 2027 in die höchste Regulierungsstufe fällt. Das ist kein Grund, es zu lassen – aber ein Grund, es von Anfang an so aufzubauen, dass menschliche Entscheidung, Nachvollziehbarkeit und Protokollierung gegeben sind.

Ein Assistent, der Texte formuliert, Informationen zusammenfasst oder Dokumente durchsucht, ist dagegen in aller Regel kein Hochrisiko-System. Der Unterschied liegt in der Entscheidungswirkung, nicht in der Technik.

Das Verhältnis zur DSGVO

Der AI Act ersetzt die Datenschutz-Grundverordnung nicht, er tritt daneben. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden – und das ist bei Kunden-E-Mails, Bewerbungen oder Personalakten der Fall –, gelten beide Regelwerke gleichzeitig. In der Praxis führt die DSGVO häufig zu den konkreteren Anforderungen: Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Wer sein Datenschutzmanagement im Griff hat, hat den größeren Teil der Arbeit bereits erledigt.

Eine Checkliste für die nächsten Wochen

• Erfassen Sie, welche KI-Systeme im Unternehmen tatsächlich genutzt werden – auch die, die niemand freigegeben hat.
• Ordnen Sie je System Ihre Rolle zu: Betreiber oder Anbieter.
• Prüfen Sie, ob eine Anwendung in den Beschäftigungskontext oder einen anderen Anhang-III-Bereich fällt.
• Legen Sie eine kurze Nutzungsrichtlinie fest: Welche Daten dürfen hinein, welche nicht, was ist zu prüfen.
• Führen Sie eine praxisnahe Schulung durch und dokumentieren Sie sie.
• Klären Sie für jedes System Hosting-Standort und Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Ergänzen Sie den Chatbot-Hinweis und die Regel für gekennzeichnete KI-Inhalte.

Das ist kein Compliance-Projekt über Monate. Für ein Unternehmen mittlerer Größe ist der größte Teil davon an wenigen Tagen zu schaffen, wenn jemand die Verantwortung dafür übernimmt.

Hinweis

Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Der Zeitplan des AI Act wurde bereits einmal angepasst; für verbindliche Aussagen zu Ihrem konkreten Fall ziehen Sie bitte Ihre Rechtsberatung oder Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu. Bei der technischen Umsetzung – Hosting in Deutschland, Rechtekonzept, Protokollierung – unterstützen wir Sie gern.

Wie Sie die Einordnung Ihrer Systeme dokumentieren

Der praktisch wichtigste Schritt ist eine schlichte Übersicht. Sie muss nicht schön sein, aber sie muss existieren – und sie ist die Grundlage für fast jede weitere Frage, die eine Aufsichtsbehörde oder ein Kunde stellen könnte.

Legen Sie je eingesetztem System fest: Bezeichnung und Anbieter, Zweck des Einsatzes, betroffene Abteilungen, Ihre Rolle (Betreiber oder Anbieter), ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Einstufung (verboten, Hochrisiko, Transparenzpflicht, sonstiges), Verarbeitungsort und Vertragsgrundlage sowie die verantwortliche Person im Haus.

Für ein mittelständisches Unternehmen passt das in eine Tabelle mit einer Handvoll Zeilen. Der Aufwand liegt nicht im Ausfüllen, sondern im vorherigen Herausfinden, was tatsächlich genutzt wird.

Sanktionen: die Größenordnung

Artikel 99 sieht drei Stufen vor, jeweils als Höchstbetrag – maßgeblich ist der höhere der beiden Werte:

• Verstöße gegen die verbotenen Praktiken nach Artikel 5: bis zu 35 Mio. Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes.
• Verstöße gegen sonstige Pflichten von Anbietern, Betreibern, Einführern, Händlern und benannten Stellen: bis zu 15 Mio. Euro oder 3 %.
• Falsche, unvollständige oder irreführende Angaben gegenüber Behörden: bis zu 7,5 Mio. Euro oder 1 %.

Für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups kehrt Artikel 99 Absatz 6 das um: Dort gilt jeweils der niedrigere der beiden Werte. Für ein mittelständisches Unternehmen ist damit in aller Regel der Prozentsatz die Obergrenze, nicht der Millionenbetrag.

Praktisch relevanter als die Bußgeldhöhe ist für die meisten Unternehmen ein anderer Punkt: Immer mehr Auftraggeber – besonders im öffentlichen Bereich und in regulierten Branchen – fragen den Umgang mit KI im Rahmen der Lieferantenprüfung ab. Wer dort keine Antwort hat, verliert Aufträge, lange bevor eine Behörde prüft.

Häufige Fragen

Wir nutzen nur ein Standardwerkzeug zum Texten. Betrifft uns der AI Act überhaupt?

Ja, wenn auch schlank. Sie sind Betreiber. Relevant sind für Sie vor allem die Kompetenzpflicht nach Artikel 4, das Verbot bestimmter Praktiken und – sobald Sie nach außen kommunizieren – die Transparenzpflichten. Die aufwendigen Hochrisiko-Anforderungen betreffen Sie in diesem Fall nicht.

Was gilt, wenn wir einen KI-Assistenten auf unserer Website anbieten?

Dann brauchen Sie mindestens einen deutlichen Hinweis, dass es sich um ein KI-System handelt. Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob Sie durch die Bereitstellung unter eigenem Namen in die Anbieterrolle rutschen – das hängt davon ab, wie stark Sie das zugrunde liegende System verändern und wie Sie auftreten.

Reicht unsere bestehende Datenschutzdokumentation?

Sie ist die halbe Miete, aber sie ersetzt die Einordnung nach dem AI Act nicht. Beide Regelwerke gelten nebeneinander und verfolgen unterschiedliche Zwecke: Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, der AI Act adressiert die Risiken des Systems selbst – auch dort, wo keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Können sich die Fristen noch einmal verschieben?

Ausschließen lässt sich das nicht – die aktuelle Fassung ist bereits das Ergebnis einer Anpassung. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf ein einmal recherchiertes Datum, sondern prüfen Sie den Stand vor größeren Entscheidungen erneut. Die Pflichten, die heute schon gelten, sind davon ohnehin nicht betroffen.

Wer im Unternehmen sollte zuständig sein?

In der Praxis bewährt sich eine benannte Person aus der Geschäftsleitung oder der Qualitätsorganisation, die mit dem Datenschutzbeauftragten zusammenarbeitet. Wichtig ist weniger die Funktion als die Tatsache, dass es überhaupt jemanden gibt.

Wann Sie zum Anbieter werden

Die Rollenfrage entscheidet über den Umfang Ihrer Pflichten, und die Grenze ist unschärfer, als viele annehmen. Drei Konstellationen, in denen ein Betreiber in die Anbieterrolle rutschen kann:

Sie treten unter eigenem Namen auf. Wenn Sie ein zugekauftes System unter Ihrer Marke bereitstellen – etwa als Assistent im Kundenportal –, kann das genügen. Der Kunde sieht Ihr Angebot, nicht das des Vorlieferanten.

Sie verändern den Zweck. Ein System, das für einen bestimmten Einsatz vorgesehen ist und von Ihnen für einen anderen verwendet wird, kann Sie in die Verantwortung bringen – besonders dann, wenn der neue Zweck in einen Hochrisikobereich fällt.

Sie verändern das System wesentlich. Nicht gemeint sind Konfiguration, eigene Vorlagen oder die Anbindung Ihrer Dokumente. Gemeint sind Eingriffe, die das Verhalten grundlegend ändern.

Für die übliche mittelständische Nutzung – interne Assistenz auf Basis eigener Dokumente – bleibt es bei der Betreiberrolle. Wer aber einen Assistenten nach außen anbietet, sollte die Frage vor dem Start klären und die Antwort dokumentieren.

Was in eine Nutzungsrichtlinie gehört

Eine schlanke interne Richtlinie erfüllt mehrere Zwecke gleichzeitig: Sie steuert das Verhalten, sie ist Teil des Kompetenznachweises nach Artikel 4, und sie ist im Zweifel Ihr Beleg, dass Sie den Einsatz geregelt haben. Sechs Punkte reichen aus.

• Freigegebene Systeme namentlich, mit dem Weg zum Zugang.
• Datenkategorien in einer einfachen Ampel: was darf hinein, was nur ins freigegebene System, was gar nicht.
• Prüfpflicht: Ergebnisse werden fachlich geprüft, bevor sie verwendet werden. Nichts geht ungeprüft nach außen.
• Kennzeichnung: wie mit KI-erzeugten Inhalten umgegangen wird, die veröffentlicht werden.
• Verbotene Anwendungen im eigenen Haus – insbesondere alles, was auf Emotionserkennung oder Bewertung von Beschäftigten hinausliefe.
• Ansprechperson mit Namen.

Mehr braucht es zu Beginn nicht. Eine Richtlinie, die gelesen wird, ist mehr wert als eine vollständige, die niemand kennt.

Der Zusammenhang mit Kundenanforderungen

Ein Grund, dieses Thema nicht aufzuschieben, hat mit Aufsichtsbehörden nichts zu tun. Immer mehr Auftraggeber fragen den Umgang mit KI im Rahmen der Lieferantenprüfung ab – im öffentlichen Bereich, in regulierten Branchen, zunehmend auch bei größeren Industriekunden.

Die Fragen ähneln sich: Setzen Sie KI in der Leistungserbringung ein? Werden unsere Daten dabei verarbeitet? Wo? Fließen sie in Modelltrainings? Wie stellen Sie Vertraulichkeit sicher? Wer trägt die fachliche Verantwortung für Ergebnisse?

Wer die Übersicht aus dem vorigen Abschnitt einmal erstellt hat, beantwortet das in zehn Minuten. Wer sie nicht hat, verliert Zeit – oder den Auftrag an jemanden, der schneller antwortet.